Vilfredo Pareto 1896-ban, Lausanne-ban, olasz földnyilvántartási adatsorokat rendezgetve vette észre, hogy a földterület nagyjából nyolcvan százaléka a lakosság nagyjából húsz százalékának a tulajdonában van. Aztán megnézte Poroszországot, Angliát, néhány itáliai várost — és mindenütt ugyanazt a görbét kapta. A megfigyelésből matematikai eloszlás lett, az eloszlásból közgazdasági fogalom.
A „Pareto-elv” nevet viszont nem ő adta neki. Bő ötven évvel később egy amerikai minőségügyi mérnök, Joseph Juran keresztelte így el, miközben gyári selejtstatisztikákat elemzett, és feltűnt neki, hogy a hibák túlnyomó része néhány okra vezethető vissza. Juran a saját jelenségét eleinte így hívta: a létfontosságú kevés és a jelentéktelen sok. Később ő maga ismerte be, hogy amikor Paretóról nevezte el, nem járt el egészen pontosan.
A kerti borsóról szóló anekdotát — hogy Pareto a saját veteményesében figyelte meg, ahogy a hüvelyek húsz százaléka adja a termés négyötödét — pedig valószínűleg jóval később költötték hozzá. A jó elvekhez idővel mindig nő egy kert.
01 — A létfontosságú kevésAz elv, amit mindenki rosszul idéz
Kezdjük azzal, hogy a nyolcvan és a húsz nem szent szám. Paretónál ez jött ki, másutt kilencven–tíz, megint másutt hetven–harminc. Az arányoknak ráadásul nem is kell százra kiadniuk, mert nem egyetlen egészet osztunk két részre: két különböző dolgot mérünk, okokat és okozatokat. Az elv nem az arányról szól, hanem arról, hogy az eloszlás egyenetlen — hogy a ráfordítás és az eredmény nem lineárisan kapcsolódik egymáshoz. Ettől függetlenül a nyolcvan–húsz hangzik a legjobban egy prezentáción, úgyhogy maradjunk ennél.
Egy építőipari cégnél az elv ismerősen cseng. Nyolc futó projektből kettő adja a nyereség javát. Harminc alvállalkozóból öt okozza a fejfájás javát. A költségvetés kétszáz sorából húsz dönti el, marad-e fedezet. Eddig a pontig a szakmában senki nem vitatkozik.
Csak épp itt ér véget a mondat hasznossága.
02 — A diagnózisA kérdés, amire nincs kész válasz
Az elv ugyanis csak akkor ér valamit, ha meg tudod nevezni a húsz százalékot. Érdemes feltenni bármelyik cégvezetőnek a kérdést: melyik az az öt alvállalkozó? Melyik az a húsz költségsor? Melyik a két projekt? A válasz jellemzően gyors és magabiztos — és utólag, számokkal ellenőrizve, meglepően gyakran téves.
Nem azért, mert a válaszoló nem érti a saját cégét. Hanem mert az emberi emlékezet nem gyakorisági alapon dolgozik. A pszichológia hozzáférhetőségi torzításnak hívja: azt tartjuk nagynak, ami könnyen eszünkbe jut. A múlt heti bosszúság mindig hangosabb, mint egy féléve tartó, csendes szivárgás. Aki tegnap felemelte a hangját a telefonban, az lesz „a problémás alvállalkozó” — miközben a valódi veszteséget nem ritkán az okozza, aki soha nem emeli fel a hangját, csak minden teljesítésigazolást két héttel később ad be.
Ez nem hanyagság, hanem az agy alapkiépítése. És nem úgy javítható, hogy jobban figyelünk. Úgy javítható, hogy mérünk. Itt jön elő a Pareto-elv kellemetlen mellékfeltétele, amiről ritkán esik szó: ahhoz, hogy megtaláld a lényeges húsz százalékot, előbb mérned kell mind a százat.
A Pareto-elv nem arra jogosít fel, hogy a nyolcvan százalékot elhanyagold. Arra kötelez, hogy tudd, melyik az.
Egy építőipari cégnél pedig épp ez a mérés hiányzik — nem szándékosan, hanem mert az adat szétesik. A szerződés az ügyvédnél, a bejövő számla a könyvelésnél, a teljesítés a művezető telefonján, a fedezet valakinek a saját táblázatában. A száz százalék létezik. Csak nincs egyetlen hely, ahol össze lehetne adni.
03 — A költségKétszáz sorból húsz
Legyünk konkrétak. Egy társasház költségvetése kétszáz–háromszáz soros. Ebből tíz-tizenöt munkanem viszi a bekerülési költség négyötödét: a szerkezetépítés, a gépészet, a nyílászáró, a homlokzat. A maradék kétszáz sor együtt annyit mozgat, mint egyetlen jól — vagy rosszul — megkötött gépészeti szerződés.
Az árazásra fordított figyelem viszont ritkán követi ezt az arányt. Aki végigült néhány költségvetés-egyeztetést, tudja, hogy a vita hossza és a tétel nagysága között nincs kimutatható összefüggés, és hogy a leghosszabb vita rendszerint a legolcsóbb tételről szól.
Az ATMOS szerződés-nyilvántartója munkanemenként mutatja a vállalási árat, a tervezett fedezetet, a ténylegesen szerződött árat és a fedezet százalékát. A tételhez közvetlenül hozzárendelt bejövő számlák nettója beépül a tényleges költségbe, így a fedezet-eltérés azon a napon látszik, amikor keletkezik — nem a projekt zárásakor. Minden sorról egyetlen kattintással indítható tender, a projekttel és a munkanemmel előre kitöltve.
Ettől kezdve a lényeges húsz százalék nem vélemény kérdése. Sorba rendezhető.
04 — A partnerekA láthatatlan húsz százalék
Partnerekre alkalmazva az elv rendszerint így hangzik: az alvállalkozók húsz százaléka okozza a problémák nyolcvan százalékát. Ez igaz, és hasznos. Van azonban egy tükörképe, amiről sokkal ritkábban beszélünk: az alvállalkozók húsz százaléka adja a jó munka nyolcvan százalékát is — és rájuk jut a legkevesebb figyelem, pontosan azért, mert velük nincs baj.
A megbízható alvállalkozó ugyanis láthatatlan. Nem generál e-mail-szálat, nem kerül döntési sorra, nem hívnak össze miatta rendkívüli egyeztetést. A cég emlékezetében körülbelül annyi nyom marad utána, mint egy zökkenőmentes hétfő reggel után: semennyi. Aztán jön a következő tender, és a felkérési listát megint az szabja meg, kinek a neve ugrik be elsőre.
Az ATMOS partnerértékelése tíz szempontot pontoz — minőség, határidők, kommunikáció, önállóság, adminisztráció, munkavédelem, erőforrások, problémamegoldás, árazás, megbízhatóság —, és ebből számol egyetlen, nulla és száz közötti megbízhatósági indexet, jelzőlámpával és trendgrafikonnal. A pontokat ember adja, nem algoritmus. A rendszer feladata mindössze annyi, hogy ne felejtse el őket, és hogy a következő ajánlatkérésnél ott legyen a szám a név mellett.
A tíz szempont súlya nem egyenlő: a minőség húsz százalékot ér, az árazás ötöt. Ez maga is Pareto-döntés — annak beismerése, hogy nem minden szempont számít ugyanannyit, és hogy ezt jobb előre kimondani, mint utólag beleérezni.
- „Melyik projekt hozza a pénzt?”
- Projektenkénti fedezet- és profitnézet: bevétel, szerződött költség, egyéb tételek. Sorba rendezve látszik, melyik kettő tartja el a többit.
- „Melyik munkanem eszi meg?”
- Munkanemenkénti fedezet százalék, a szerződött árakból és a tételre allokált bejövő számlákból, aznapi állapotban.
- „Kivel járunk valójában jól?”
- Megbízhatósági index, szempont-radar, trend a korábbi értékelésekkel — és adószám alapján a rendszert használó többi cég értékelése is, diszkréten, a másik cég neve nélkül.
- „Ki fizet későn?”
- Megrendelőnként kiállított és fizetett összeg, átlagos fizetési késés napokban, lejárt tételek darabszáma.
05 — Az időA másik nyolcvan százalék
Eddig a hasznos egyötödöt kerestük. Az elvnek azonban van egy kellemetlenebb olvasata is: ha az eredmény négyötöde a ráfordítás egyötödéből származik, akkor a ráfordítás négyötöde valahol máshol van. Az irodai munkanapban ez a „máshol” jellemzően egyetlen tevékenységet takar: ugyanannak az adatnak az ismételt leírását.
Az ajánlati ár egyszer születik meg, a tenderben. Onnantól minden további előfordulása másolat: a szerződésben, a teljesítésigazolás alapadatában, a kimenő számlán, a havi kimutatásban. Öt hely, öt gépelés, öt alkalom az elütésre — és a végén az a kérdés, hogy melyik szám az igazi.
Ha a lánc nem szakad meg, ennek a nyolcvan százaléknak a nagyobbik fele egyszerűen megszűnik. A nyertes ajánlatból egy kattintással szerződéstervezet lesz, a beadott összeggel és az elfogadott feltételekkel. A szerződés a cég saját Word-sablonjából generálódik, kitöltve, verziózva, magic-linkkel aláírhatóan. A megrendelői teljesítésigazolás aláírásakor a kimenő számla API-n bekötött számlázóprogramon keresztül áll ki — ugyanabból az adatból, amit már egyszer rögzítettek.
Ez nem gyorsítás. A gyorsítás az volna, ha ugyanazt a munkát rövidebb idő alatt végeznénk el. Itt a munka egy része megszűnik létezni.
06 — A pénzAki mindig tizennégy nappal később utal
A kintlévőség ritkán oszlik el egyenletesen. Rendszerint van két-három megrendelő, aki a lejárt tételek túlnyomó részét adja — és többnyire nem az, akire elsőre tippelnénk. A késve fizető partner ugyanis nem feltétlenül kellemetlen ember. Sokszor épp a legudvariasabb az, aki következetesen tizennégy nappal a határidő után utal.
A megrendelői adatlapon nem csak az látszik, mennyit fizettek, hanem az is, mennyi késéssel: átlagos napokban, lejárt tételekkel. Ez a szám nem vádirat, hanem tervezési paraméter. Ha ismert, a következő szerződésnél a fizetési határidő, az előleg és a visszatartás mértéke már hozzáigazítható. Az udvariasság ugyanis nem cash-flow.
És mert a bevétel meg a kiadás fizetett, nyitott és lejárt bontásban áll, minden szám lefúrható a konkrét számláig, a következő hatvan nap nem meglepetés, hanem előrejelzés.
Pareto egy megfigyelést hagyott ránk, Juran pedig egy módszert. A kettő között az a különbség, hogy a megfigyeléshez elég ránézni a világra, a módszerhez viszont mérni kell. Az építőipar évtizedek óta ismeri az elvet, és évtizedek óta az emlékezetére van utalva, ha alkalmazni akarja. A számokból önmagukban nem lesz jó döntés — de nélkülük a jó döntés szerencse kérdése.
